KONSEP DASAR PENGARAHAN
A.Pengarahan
adalah suatu proses pembimbingan, pemberian petunjuk, dan instruksi kepada
bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yg telah ditetapkan.
Pengarahan mencakup beberapa proses operasi standar, pedoman dan buku panduan,
bahkan manajemen berdasarkan sasaran (management by objective)
Tujuan
Pengarahan Menjamin Kontinuitas perencanaan Membudayakan prosedur standar
Menghindari kemungkinan yg tak berarti Membina disiplin kerja (naiknya
produktivitas kerja) Membina motivasi yang terarah
Fungsi
Pengarahan (Leading) Menggerakkan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan
Membina moral Memotivasi bawahan.
Adalah proses pengaturan berbagai
faktor dalam suatu perusahaan, sehingga pelaksanaan kerja dan rencana kerja
yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan.
Tujuan pengendalian :
1. Supaya proses
pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.
2. Melakukan tindakan
perbaikan, jika terdapat penyimpangan-penyimpangan.
3. Supaya tujuan yang
dihasilkan sesuai dengan rencananya.
Pengendalian bukan hanya untuk
mencari kesalahan-kesalahan, tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya
kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terdapat kesalahan.
Jadi pengendalian dilakukan sebelum
proses, saat proses, dan setelah proses, yakni hingga hasil akhir diketahui.
Dengan pengendalian diharapkan pemanfaatan unsure-unsur manajemen efektif dan
efisien.
B. ASAS-ASAS PENGENDALIAN
1. Asas tercapainya
tujuan
Pengendalian harus ditujukan ke arah
tercapainya tujuan yaitu dengan mengadakan perbaikan untuk menghindari
penyimpangan-penyimpangan dari rencana.
2. Asas efisiensi
Pengendalian itu efisisen, jika
dapat menghindari dari penyimpangan rencana.
3. Asas tanggung jawab
pengendalian
Pengendalian hanya dapat
dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengendalian
terhadap masa depan
Pengendalian yang efektif harus
ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimapngan yang akan terjadi, baik
pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengendalian
langsung
Teknik control yang paling efektif
ialah mengusahakan adanya bawahan yang berkualitas baik.
6. Asas refleksi rencana
Pengendalian harus disusun dengan
baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan rencana.
7. Asas penyesuaian
dengan organisasi
Pengendalian harus dilakukan sesuai
dengan struktur organisasi
8. Asas pengendalian
individual
Pengendalian dan teknik pengendalian
harus sesuai dengan kebutuhan manajer.
9. Asas standar
Pengendalian yang efektif dan
efisien memerlukan standar yang tepat yang akan dipergunakan sebagai tolok ukur
pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengendalian terhadap strategi
Pengendalian yang efektif dan
efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faltor-faktor yang
strategis dalam perusahaan.
11. Asas pengecualian
Efisiensi dalam pengendalian
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap factor pengecualian dalam
keadaan tertentu atau tidak sama.
12. Asas pengendalian fleksibel
Pengendalian harus luwes untuk
menghindari kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas peninjauan kembali
Sistem pengendalian harus ditinjau
berkali-kali, agar system yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan
Pengendalian dapat dilakukan,
apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,
organisasi, staffing, dan actuating.
C. JENIS-JENIS PENGENDALIAN
1. Pengendalian karyawan, ditujukan kepada hal-hal yang ada
hubungannya dengan kegiatan karyawan.
2. Pengendalian keuangan, ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut
keuangan.
3. Pengendalian produksi, ditujukan untuk mengetahui kualitas dan
kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau
rencananya.
4. Pengendalian waktu, ditujukan kepada penggunaan waktu, apakah waktu
untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak.
5. Pengendalian teknis, ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik,
yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan, ditujukan untuk mengetahui dan menilai,
apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah
digariskan.
7. Pengendalian penjualan, ditujukan untuk mengetahui, apakah produksi
atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan target yang ditetapkan.
8. Pengendalian inventaris, ditujukan untuk mengetahui, apakah
inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.
9. Pengendalian pemeliharaan, ditujukan untuk mengetahui apakah
inventaris kantor dipelihara dengan baik atau tidak, jika rusak apakah masih
bisa diperbaiki atau tidak.
D. PROSES DAN CARA-CARAPENGENDALIAN
Langkah-langkah proses pengendalian
:
1. Menentukan standar-standar yang akan
digunakan sebagai dasar pengendalian.
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah
dicapai.
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan
standard an menentukan penyimpangan jika ada.
4. Melakukan tindakan perbaikan, jika
terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana
Cara-cara pengendalian
1. Pengawasan langsung, pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.
2. Pengawasa tidak langsung, pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh
bawahan baik secara lisan maupun tulisan.
3. Pengawasan berdasarkan kondisi tertentu, pengendalian yang dikhususkan untuk
kesalahan-kesalahan atau kondisi tertentu, dilakukan dengan cara kombinasi
langsung dan tidak langsung.
E. SIFAT DAN WAKTU PENGENDALIAN
Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :
1. Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari
terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaannya.
Cara melakukannya:
a.
Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan
b Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan
pekerjaan itu
c.
Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan
d.
Mengorganisasi segala macaam kegiatan
e. Menentukan
jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap karyawan
f.
Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan
g
Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan
2. Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam
pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan
datang.
Cara melakukannya:
a.
Membandingkan antara hasil dengan rencana
b. Menganalisis
sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan perbaikannya
c. Memberikan
penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi hukuman kepadanya
d. Menilai
kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada
e. Mengecek
kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana
f. Jika
perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui training atau
education
a.Pengendalian
saat proses dilakukan, jika
terjadi kesalahan segera diperbaiki.
b.Pengendalian
berkala,
pengendalian yang dilakukan secara berkala.
c.Pengendalian
mendadak, pengawasan
yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa pelasakanaan atau
peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan baik.
d.Pengamatan
melekat,
pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah kegiatan
dilakukan.
F.
MACAM-MACAM PENGENDALIAN
1. Internal control, pengendalian yang dilakukan oleh
seorang atasan kepada bawahannya.
2. External contro, pengendalian yang dilakukan oleh
pihak luar.
3 Formal control, pemeriksaan yang dilakukan oleh
instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern maupun ekstern.
4. Informal control, penilaian yang dilakukan oleh
masyarakat atau konsumen, baik langsung maupun tidak langsung.
G.
ALAT-ALAT PENGENDALIAN
1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang
disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget,
baik pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan
itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.
Tipe-tipe
budget:
a.
Sales budget
b. Production
budget
c. Cost
Production Budget
d. Step
budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam
tingkat tingkat produksi
e. Purchasing
budget
f. Personnel
budget
g. Cash
& Financial budget
h.
Master budget (budget keseluruhan)
2.
Non-Budget
Alat
pengenalian non budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi
oleh pimpinan perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b. Report, laporan yang dibuat oleh para
manajer.
c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang
biasanya terdiri dari Balance sheet dan Income Statement (neraca rugi laba).
d. Statistic, merupakan pengumpulan data,
informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika
jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.
f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh
atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh
yang menyangkut masalah keuangan.
Auditing ini
juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang
dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang telah dibayar
benar-benar telah diterima.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar